Faktoring a KSeF - co zmienia się w obiegu faktury?

Jak poprawnie fakturować w KSeF przy cesji na faktora?

Przy cesji na faktora wystawiasz fakturę w KSeF jako sprzedawca, tak samo jak bez faktoringu. Załóżmy, że sprzedajesz towar z 30-dniowym terminem płatności i chcesz sfinansować tę fakturę u faktora. Cesja dzieje się w umowie z faktorem, a nie w KSeF.

1. Fakturę ustrukturyzowaną wystawiasz w KSeF w strukturze FA(3).
2. Jeśli chcesz albo wymaga tego umowa, wpisujesz faktora w części Podmiot3 z rolą 1 „Faktor”. Podajesz jego dane identyfikacyjne, przede wszystkim NIP i nazwę. Adres i dane kontaktowe możesz dodać.
3. Jeśli wpisujesz faktora, jego rachunek podajesz w polu RachunekBankowyFaktora.
4. Adnotację o cesji dodajesz, jeśli wymaga jej umowa.
5. Fakturę przekazujesz faktorowi tak, jak ustala umowa, na przykład podając numer KSeF faktury.

Jeśli wpiszesz faktora z numerem NIP, dostanie fakturę w KSeF i zobaczy ją u siebie po zalogowaniu. Jeśli go nie wpiszesz, tą drogą faktury nie dostanie.

Czy na fakturze w KSeF musi być adnotacja o cesji?

Przepisy o VAT nie wymagają adnotacji o cesji na fakturze. Art. 106e ustawy o VAT, który wylicza elementy faktury, nie wspomina o cesji ani o faktorze. Struktura FA(3) nie ma też osobnego pola na cesję.

Jeśli adnotacja jest potrzebna, wymaga jej umowa z faktorem. Na przykład AOW Faktoring w produkcie jawnym pisze, że faktura przekazana do faktoringu „musi być opatrzona adnotacją informującą o cesji i przekierowaniu zapłaty na rachunek Faktora”. Struktura FA(3) ma pole DodatkowyOpis na dane, dla których brakuje innych pól. Ministerstwo Finansów nie wskazuje jednak, że klauzula o cesji ma trafić właśnie tam.

Co KSeF zmienia w faktoringu, a co zostaje bez zmian?

W porównaniu z obiegiem papierowym zmienia się przekazanie faktury. Zgłaszając fakturę do finansowania, podajesz faktorowi jej numer KSeF.

Kogo dotyczy KSeF i od kiedy?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął od 1 lutego 2026 r. firmy, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe. Do końca 2026 r. poza KSeF może fakturować firma, u której sprzedaż dokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. Gdy przekroczy tę kwotę, KSeF obowiązuje ją od faktury, którą próg przekroczyła.

Od której faktury mała firma wchodzi do KSeF w 2026 r.?

Założenia:

• w tym miesiącu wystawiłeś poza KSeF faktury dla firm na 8 000 zł brutto (parametr przykładu)
• kolejna faktura w tym miesiącu ma 3 000 zł brutto (parametr przykładu)

• Sprzedaż w miesiącu z nową fakturą: 8 000 zł + 3 000 zł = 11 000 zł
• Nadwyżka ponad próg: 11 000 zł - 10 000 zł = 1 000 zł

Fakturę na 3 000 zł wystawiasz już w KSeF. Od tej faktury tracisz prawo do faktur poza KSeF. Do końca 2026 r. już do nich nie wracasz, nawet w miesiącu z mniejszą sprzedażą.

Odbieranie to osobny obowiązek. Ministerstwo Finansów podaje, że od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników, także dla tych, którzy sami mogą jeszcze fakturować poza systemem.

Które faktury trafiają do KSeF, a kogo KSeF nie obejmie?

Do KSeF trafiają faktury, które wystawiasz innym firmom (art. 106ga ust. 1 i art. 106b ust. 1 ustawy o VAT), w tym faktura finansowana u faktora i faktura faktora za jego usługę. Z obowiązku wystawiania ustawa wyłącza między innymi faktury dla osoby fizycznej bez działalności gospodarczej. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą zostać też faktury z kas rejestrujących, paragony uznane za faktury i faktury firm mieszczących się w progu 10 000 zł.

Jak zaksięgować fakturę faktora odebraną w KSeF?

Fakturę faktora za prowizję i opłaty odbierasz w KSeF i księgujesz jak fakturę kosztową. Prowizja i opłaty są kosztem w dniu ujęcia w księgach rachunkowych. Przy KPiR, jeśli nie stosujesz metody kasowej, kosztem są w dniu wystawienia faktury. Przy kasowym PIT koszt potrącasz w roku uregulowania zobowiązania, nie wcześniej niż w dacie jego poniesienia. Odsetki stają się kosztem dopiero po zapłacie. Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych kosztów nie odliczasz.

Usługa faktoringu podlega VAT według stawki 23%, a jako czynny podatnik VAT odliczasz go na zasadach ogólnych. Potwierdź z księgowym, jak to wygląda w twojej firmie.

Jakie wady ma KSeF w faktoringu?

Wady KSeF w faktoringu biorą się z rozjazdu między strukturą faktury a umową z faktorem. Zanim sfinansujesz pierwszą fakturę, sprawdź te punkty:

• Faktor niewpisany w Podmiot3 nie dostaje faktury w KSeF, więc fakturę albo jej numer przekazujesz mu sam.
• FA(3) nie ma pola na cesję, więc miejsce adnotacji ustalasz z faktorem.
• Dane faktora z Podmiot3 i jego rachunek stoją na fakturze, którą odbiera twój kontrahent. W faktoringu cichym kontrahent płaci tobie, a nie faktorowi, więc ustal z faktorem, czy w ogóle go wpisywać.

Wybierasz faktora? Poproś o wzór umowy i zapytaj, czy wymaga wpisania go w Podmiot3, czy wystarczy mu numer KSeF faktury i czy oczekuje adnotacji o cesji.