Księgowanie faktoringu - jak ująć go w księgach krok po kroku?

Zasady księgowania faktoringu i wybór formy ewidencji

Należność przekazaną w faktoringu wyłączasz z ksiąg dopiero wtedy, gdy prawa do korzyści z faktury zostały zrealizowane, wygasły albo się ich zrzekłeś (§ 10 ust. 1 rozporządzenia Dz.U. 2024 poz. 1750). W faktoringu pełnym (bez regresu) ryzyko przejmuje faktor, w niepełnym (z regresem) zostaje przy faktorancie, czyli firmie, która oddała fakturę do finansowania. Sama nazwa wariantu nie rozstrzyga jednak o ujęciu. Przepis nie mówi o faktoringu, więc wniosek bierzesz z treści swojej umowy.

Rozporządzenia nie stosuje jednostka mikro korzystająca z uproszczeń z art. 28a ustawy o rachunkowości; pozostałe jednostki mikro i jednostki małe mogą go nie stosować (art. 28b).

Drugim kryterium jest forma ewidencji. KPiR (podatkową księgę przychodów i rozchodów) prowadzi tylko ten, kto nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Spółki kapitałowe, komandytowe i komandytowo-akcyjne prowadzą księgi zawsze (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Jednoosobowa działalność, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych i spółka partnerska przechodzą na nie, gdy przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (pkt 2). W KPiR wpisujesz przychód z faktury w wartości netto, a koszt usługi faktora jako pozostały wydatek z datą wystawienia faktury przez faktora (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Odsetki wpisujesz dopiero po zapłacie (art. 23 ust. 1 pkt 32). Przy kasowym PIT (art. 14c) przychód powstaje w dacie zapłaty.

VAT rozliczasz w obu wariantach tak samo. Podstawą opodatkowania jest wynagrodzenie faktora, czyli prowizje, opłaty i odsetki dyskontowe za czas finansowania (art. 29a ustawy o VAT), a nie wartość nominalna przekazanej faktury. W sprawie C-232/24 TSUE przesądził, że wynagrodzeniem za jedną usługę podlegającą VAT są prowizja i opłaty. Usługę faktora obciąża podstawowa stawka 23%. Podatek naliczony odliczasz w zakresie, w jakim usługa służy twojej sprzedaży opodatkowanej (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT); przy sprzedaży mieszanej stosujesz proporcję z art. 90.

Księgowanie faktoringu pełnego w księgach faktoranta

W księgowaniu faktoringu pełnego należność znika z aktywów w chwili, gdy tracisz nad nią kontrolę, a w jej miejsce wchodzi rozrachunek z faktorem. Sposób ujęcia różnicy pozostaje sporny. Projekt Krajowego Standardu Rachunkowości o faktoringu, na 2 września 2026 nieuchwalony, obciąża kosztami finansowymi samą różnicę. Poniżej masz ujęcie utrwalone w praktyce.

Wykaz kont księgi głównej ustala kierownik jednostki w zakładowym planie kont (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości). Wiążąca jest funkcja konta, nie numer.

Na kontach stają wtedy wartość nominalna faktury i kwota należna od faktora. W rachunku zysków i strat zostaje z tego sama strata na operacji i w tym punkcie obie praktyki się schodzą.

Do wpływu środków należność od faktora zostaje w aktywach. Przy jednostce pozostałej wykazujesz ją w pozycji B.II.3 lit. c) "inne"

Faktoring niepełny jako zobowiązanie w księgach

Faktoring niepełny obciąża faktoranta ryzykiem niewypłacalności odbiorcy, więc środki od faktora księgujesz jako zobowiązanie. Faktor ma wtedy prawo regresu, czyli żądania zwrotu od ciebie, dlatego faktoring niepełny nazywa się też faktoringiem z regresem. Wierzytelność, czyli twoje prawo do zapłaty, zostaje na koncie 20 do spłaty przez kontrahenta.

Tabela wyżej pokazuje drogę z fakturą od faktora. Gdy faktor potrąca wynagrodzenie z wypłaty bez faktury, przykład z załącznika do nieprzyjętego projektu standardu ujmuje potrąconą kwotę przejściowo w rozliczeniach międzyokresowych kosztów. Ta sama opłata wchodzi do kosztów tylko jedną z tych dróg.

Policzmy to na przykładzie faktury 40 000 zł netto (49 200 zł brutto) i stawki ING, która wynosi 2,1% za 30 dni od kwoty brutto faktury. Tę kwotę ING pobiera potrąceniem przy wypłacie zaliczki.

Faktura faktora w trzech zapisach, od kwoty faktury do kosztu finansowego

Założenia:

• kwota wyjściowa: 49 200 zł - faktura 40 000 zł netto powiększona o VAT 23%; kwota przyjęta jako parametr przykładu
• 1 033,20 zł: policzone jako 2,1% od podstawy - wartość brutto faktury, za 30 dni finansowania
• 237,64 zł: VAT 23% od prowizji netto 1 033,20 zł (zapis Wn 22-1)
• 1 270,84 zł: suma prowizji netto i VAT, czyli kwota brutto faktury faktora (zapis Wn 30)

49 200 zł x 2,1% = 1 033,20 zł

1 033,20 x 23% = 237,64 zł

1 033,20 + 237,64 = 1 270,84 zł

ING podaje stawkę 2,1% za 30 dni od kwoty brutto faktury jako cenę netto i dolicza do prowizji 23% VAT. Ten produkt ING to faktoring z regresem. Kwota 1 033,20 zł to prowizja netto, czyli zapis Wn 75-1.

Do dnia bilansowego należność zostaje w aktywach, a zobowiązanie wobec faktora w pasywach. Suma bilansowa rośnie więc po obu stronach, a twoje wskaźniki zadłużenia i płynności się zmieniają. Tam, gdzie należność faktycznie schodzi z bilansu, tego efektu nie ma. Zobowiązanie wobec faktora będącego jednostką pozostałą wykazujesz w pozycji B.III.3 lit. c) "inne zobowiązania finansowe", a przy wymagalności powyżej 12 miesięcy w B.II.3 lit. c).

Zmiana wierzyciela i księgowanie faktoringu odwrotnego

Faktoring odwrotny księgujesz w trzech krokach. Umowę z faktorem zawiera w nim nabywca, czyli dłużnik, a faktor spłaca jego zobowiązanie wobec dostawcy.

Najpierw księgujesz zmianę wierzyciela, z datą pisemnej informacji o zapłacie, zapisem Wn 21 rozrachunki z dostawcami, Ma 24 pozostałe rozrachunki (Faktor). Potem spłatę długu w terminie z umowy zapisem Wn 24, Ma 13-0 rachunek bieżący. Prowizję faktora ujmujesz w kosztach finansowych zapisem Wn 75-1, Ma 24 albo 30.

Rozstrzygnij, czy zobowiązanie zachowało charakter handlowy. Jeżeli zachowało, zostaje w B.III.3 lit. d) "z tytułu dostaw i usług", a zmienia się tylko wierzyciel w analityce. Jeżeli przeszło w finansowanie, bo doszło zabezpieczenie, termin wydłużył się istotnie albo koszt obciąża ciebie, wchodzi do pozycji "inne zobowiązania finansowe" jak przy faktoringu niepełnym. Ocena należy do kierownika jednostki, a projekt standardu pokazuje też wariant bez przeklasyfikowania.

Faktoring mieszany i rozliczenia w walucie obcej

Faktoring mieszany dzieli ryzyko i korzyści między ciebie a faktora. W księgach nie dzielisz faktury mechanicznie według kwoty ochrony. Według projektu standardu należność zostaje w nich w takim stopniu, w jakim zatrzymujesz ekspozycję na jej ryzyko.

Ten sam limit 10% daje przeciwne wyniki. Przy pokryciu pierwszych strat do 10% wartości nominalnej i historycznej szkodowości 3-5% zatrzymujesz praktycznie całe ryzyko i cała należność zostaje w bilansie. Przy proporcjonalnym udziale 10% w stracie ekspozycja spada do ułamka procenta i należność może zejść z bilansu; gdy zatrzymujesz większą część ryzyka, w księgach zostaje jej odpowiednik. Oba wyniki pochodzą z przykładów załącznika, które nie są integralną częścią projektu. Część wyksięgowaną odnosisz w koszty finansowe, nie w przychody, a zobowiązanie ujmujesz w kwocie, którą spodziewasz się zwrócić. Próg 10% pochodzi z projektu standardu, nie z obowiązującego przepisu.

Przy faktoringu w walucie obcej księgi prowadzisz w złotych, a operację ujmujesz na dzień jej przeprowadzenia, nie wystawienia faktury. Fakturę przeliczasz po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego ten dzień (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Zapłatę przeliczasz po kursie faktycznie zastosowanym, o ile wynika on z charakteru operacji, czyli gdy walutę realnie kupujesz albo sprzedajesz (art. 30 ust. 2 pkt 1). Inaczej wracasz do kursu średniego.

W księgach ujmujesz różnice kursowe zrealizowane i niezrealizowane, bez wyboru; trafiają one do przychodów albo kosztów finansowych (art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości).