Faktoring a windykacja - czym różnią się te usługi?

Czym różni się faktoring od windykacji?

Wystawiasz fakturę z dwumiesięcznym terminem płatności. Faktor wypłaca ci na nią zaliczkę, czyli część kwoty faktury, przed terminem. Gdy termin minie bez zapłaty, zaczyna się windykacja.

Faktoring to finansowanie wierzytelności, czyli twojego prawa do zapłaty z faktury, zanim stanie się ona wymagalna. Windykacja odzyskuje należność po terminie. Faktorzy przyjmują więc faktury przed terminem płatności. Na przykład SMEO wymaga w regulaminie wierzytelności „niewymagalnej” i „nieprzedawnionej”.

Wyjątkiem jest faktoring odwrotny, w którym faktor płaci twojemu dostawcy. Na przykład Finea może zgodzić się zapłacić mu fakturę już po terminie, a odsetki za opóźnienie obciążają wtedy ciebie.

Unijne prawo VAT zalicza faktoring do usług windykacji należności, bo faktor przejmuje od klienta ściąganie zapłaty od kontrahenta (wyrok TSUE C-232/24). Dlatego prowizja faktora podlega VAT. Ujęcie podatkowe twojej umowy oceni księgowy.

Kiedy faktor prowadzi windykację twoich faktur?

Gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą sfinansowanej faktury, upomina go faktor, jeśli umowa obejmuje obsługę należności. Na przykład Transcash deklaruje, że windykację płatnika faktury prowadzi w cenie faktoringu. SMEO, Flexidea i Finea pobierają procentową opłatę za samo rozpoczęcie windykacji, bez względu na wynik. Nest Faktoria liczy procent tylko od kwoty, którą odbiorca zapłacił po terminie, i potrąca go z tej wpłaty. Stawki procentowe w tabeli są netto i faktor dolicza do nich VAT.

Są też opłaty kwotowe, na przykład Nest Faktoria 150 zł netto za wezwanie odbiorcy do zapłaty, a Finea 400 zł netto za wizytę terenową. SMEO i Flexidea obciążają cię też kosztami kancelarii albo sądu, które mogą przekroczyć samą opłatę, a Finea refakturuje koszty sądowe. Czy VAT obejmuje też przenoszone koszty kancelarii i sądu, cenniki i regulaminy nie mówią.

Ile zapłacisz SMEO za windykację faktury na 24 600 zł?

Założenia:

• kwota zadłużenia: cała niezapłacona faktura na 24 600 zł brutto, zaliczka od SMEO 20 000 zł (parametry przykładu); SMEO windykuje kontrahenta
• dług wymagalny krócej niż 120 dni, więc stawka 10%

• Pierwsze 14 dni monitoringu przed windykacją: 20 000 zł × 2,7% = 540 zł netto, plus VAT
• Opłata polubowna netto: 24 600 zł × 10% = 2 460 zł
• VAT od opłaty: 2 460 zł × 23% = 565,80 zł
• Razem za windykację polubowną zapłacisz 2 460 zł + 565,80 zł = 3 025,80 zł
• Gdy sprawa idzie do sądu, opłata sądowa netto wynosi 24 600 zł × 15% = 3 690 zł
• Dopłata po odjęciu opłaty polubownej to 3 690 zł - 2 460 zł = 1 230 zł netto
• Dopłata z VAT: 1 230 zł × 1,23 = 1 512,90 zł
• Odsetki od zaliczki, najwyżej 18,5% rocznie (maksymalne za opóźnienie od 5 marca 2026 r.): 20 000 zł × 18,5% × 30 / 365 = 304,11 zł za 30 dni

Rachunek nie obejmuje kosztów sądowych ani monitów.

Kto traci, gdy windykacja się nie uda?

W faktoringu niepełnym, czyli z regresem, faktor żąda od ciebie zwrotu finansowania, gdy kontrahent nie zapłaci. Zwrot finansowania nie oznacza, że faktura automatycznie wraca do ciebie. Czy i kiedy wierzytelność wraca, rozstrzyga umowa, na przykład zapis o cesji zwrotnej, czyli przeniesieniu faktury z powrotem na ciebie.

W faktoringu pełnym, czyli bez regresu, ryzyko niewypłacalności kontrahenta bierze faktor w granicach umowy. Przejęcie ryzyka ma wyjątki, na przykład wierzytelność sporną.

Czego nie wolno firmie windykacyjnej?

Firma windykacyjna nie może zająć konta ani majątku dłużnika, bo egzekucję prowadzi komornik na podstawie tytułu wykonawczego (art. 758, 759 § 1 i 776 Kodeksu postępowania cywilnego). Faktora obowiązuje ta sama granica.

Windykator nie może nękać dłużnika. Uporczywe nękanie to przestępstwo z art. 190a § 1 Kodeksu karnego, zagrożone karą pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.

Kto pokrywa koszty windykacji?

Opłaty faktora za windykację płacisz ty, zgodnie z umową. W transakcji między firmami, gdy kontrahent się spóźnia, wierzycielowi przysługuje od niego, bez wezwania, rekompensata 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty długu (art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Progi wyglądają tak:

• 40 euro przy długu do 5 000 zł,
• 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł,
• 100 euro od 50 000 zł.

Jeśli windykacja kosztowała więcej, wierzyciel może żądać zwrotu nadwyżki „w uzasadnionej wysokości” (art. 10 ust. 2). Roszczenia o rekompensatę nie można zbyć (art. 10 ust. 4). Komu przysługuje przy fakturze w faktoringu, przepis wprost nie mówi. Na przykład Finea wpisała rekompensatę do cennika opłat windykacyjnych, więc zapytaj faktora, czy sam ją nalicza.

Faktoring czy windykacja - kiedy co wybrać?

Faktoring wybierasz przy fakturach przed terminem, a windykację przy przeterminowanych. Jeśli sprzedajesz bez odroczonego terminu płatności, faktoring nie ma czego przyspieszać. Z samymi przeterminowanymi fakturami sprzedażowymi zacznij od windykacji.

Jakie są wady faktoringu przy ryzyku braku zapłaty?

• W faktoringu z regresem oddajesz finansowanie, więc strata z nieudanej windykacji wraca do ciebie.
• Faktor sprawdza też twojego kontrahenta. Przy słabym odbiorcy może odmówić finansowania jego faktur.

Czy faktoring widać w BIK?

Czy faktoring będzie widać w BIK, zależy od faktora. Na przykład SMEO deklaruje, że raportuje go do BIK Przedsiębiorcy. NFG deklaruje, że opóźnienie w płatności za usługę faktoringową „nie skutkuje wpisem do BIK jako zobowiązanie kredytowe”, ale samo zapytanie może się tam pojawić.