Faktoring a biała lista - jak sprawdzić rachunek faktora?

Biała lista podatników VAT - jakie dane zawiera i gdzie ją sprawdzić?

Biała lista podatników VAT to publiczny i bezpłatny rejestr, w którym sprawdzisz status kontrahenta i jego rachunek bankowy. Prowadzi go Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Działa od 1 września 2019 r., a dane są aktualizowane raz na dobę w dni robocze. Oficjalnie to Wykaz podatników VAT. Obejmuje podatników czynnych i zwolnionych, a także podmioty niezarejestrowane, wykreślone i przywrócone do rejestru.

Wpis podaje nazwę firmy albo imię i nazwisko przedsiębiorcy, NIP, REGON, numer KRS, jeśli firma go ma, i adres. Obok stoi status podatnika z datami zmian, a na końcu rachunki bankowe firmy. Chodzi o rachunki rozliczeniowe i imienne rachunki w SKOK (spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej). Prywatnych kont osobistych na liście nie znajdziesz.

Wykaz udostępnia Ministerstwo Finansów na swojej stronie. Wpis odszukasz po jednej z czterech danych:

• NIP,
• REGON,
• nazwa firmy,
• numer rachunku.

Sprawdzisz też stan na wybrany dzień z bieżącego roku albo 5 lat przed nim.

Faktoring jawny a biała lista - płatność na rachunek faktora z wykazu

Faktoring jawny różni się od zwykłej sprzedaży na fakturę tym, że kontrahent płaci na rachunek faktora wskazany w zawiadomieniu o cesji albo na fakturze zamiast na rachunek dostawcy. Zmiana wynika z cesji wierzytelności, która przenosi prawo do zapłaty na inny podmiot. Faktor finansuje faktury faktoranta, czyli firmy, która je wystawiła.

Objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów z 20 grudnia 2019 r. mówią, że nabywca, który płaci należność faktorowi, powinien zapłacić na rachunek zamieszczony w wykazie i sprawdzić wskazany rachunek do zapłaty.

Faktoring cichy a biała lista - ujawnienie cesji i pełnomocnictwo do rachunku

Faktoring cichy zwykle nie zderza się z białą listą, bo kontrahent płaci jak dotąd na rachunek faktoranta, który figuruje w wykazie przy faktorancie. Cichy oznacza, że kontrahent nie wie o finansowaniu faktury.

Wykaz niczego więc kontrahentowi nie ujawnia, a biała lista nie rodzi w wariancie cichym dodatkowego ryzyka. Cichość tracisz dopiero wtedy, gdy na fakturze stoi rachunek faktora. Kontrahent, który sprawdzi ten numer w wykazie, zobaczy przy nim nazwę faktora. Ryzyko wariantu cichego leży w umowie z kontrahentem, na przykład w zakazie cesji. Dopóki faktorant nie zawiadomi kontrahenta o cesji, a kontrahent nie wie o niej z innego źródła, zapłata faktorantowi zwalnia kontrahenta z długu także wobec faktora (art. 512 KC).

Spotyka się dwa rozwiązania. W pierwszym faktor finansuje fakturę bez przelewu wierzytelności, a faktorant daje mu pełnomocnictwo do swojego rachunku. Kontrahent płaci jak dotąd na rachunek faktoranta z wykazu, a faktor pobiera środki z tego konta na podstawie pełnomocnictwa. W drugim modelu cesja jest, tylko niejawna. Faktor wypłaca finansowanie, kontrahent płaci faktorantowi, a ten przekazuje pieniądze faktorowi.

Weryfikacja rachunku faktora na białej liście przy transakcjach powyżej 15 tys. zł

Rachunek wskazany do zapłaty sprawdź w wykazie, gdy kupujesz od innej firmy, a wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto. Próg liczy się od jednorazowej wartości transakcji, więc podział kwoty na kilka przelewów nie znosi obowiązku. Przy takiej transakcji płacisz przez rachunek płatniczy, bo wymaga tego art. 19 Prawa przedsiębiorców. Sankcje za zapłatę na rachunek spoza wykazu działają od 1 stycznia 2020 r. i dotyczą faktur od czynnych podatników VAT.

Kupujesz towar za 13 000 zł netto (kwota przyjęta do przykładu) i płacisz za niego w dwóch ratach. Po doliczeniu 2 990 zł VAT według stawki 23% transakcja jest warta 15 990 zł brutto. Przekracza więc próg, choć każda rata wynosi 7 995 zł.

Czy zakup za 13 000 zł netto przekracza próg 15 000 zł?

Założenia:

• kwota wyjściowa: 13 000 zł - wartość netto zakupu płaconego w dwóch ratach; kwota przyjęta do przykładu
• 2 990 zł: VAT 23% od wartości netto 13 000 zł
• 15 990 zł: wartość transakcji brutto, od której liczy się próg
• 7 995 zł: jedna z dwóch równych rat

13 000 x 23% = 2 990 zł

13 000 + 2 990 = 15 990 zł

15 990 : 2 = 7 995 zł

15 990 zł brutto przekracza 15 000 zł, więc zapłata na rachunek z wykazu obowiązuje przy obu ratach, choć każda z osobna jest niższa od progu. Utrata kosztu przy zapłacie poza wykazem dotyczy faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 r. Nie obejmuje odliczonego VAT, bo ten kosztem nie jest.

Przy płatności do faktora zasady są te same. Sprawdź w wykazie rachunek wskazany do zapłaty w zawiadomieniu o cesji albo na fakturze. Przepis wymaga jedynie, żeby ten numer figurował w wykazie. Najprościej wpisać do wyszukiwarki sam numer rachunku, bo wynik pokaże firmę, przy której figuruje. Status czynnego podatnika VAT sprawdzasz u wystawcy faktury, bo od niego zależą sankcje, a status faktora nie ma tu znaczenia.

Faktor może podać ci rachunek wirtualny, którego wyszukiwarka może nie pokazać. Wpłata na taki numer liczy się jak wpłata na rachunek z wykazu, jeśli jest powiązany z rachunkiem rozliczeniowym faktora, który w wykazie figuruje.

Jeśli faktorem jest bank albo SKOK i wskaże ci rachunek do rozliczeń z nabytych wierzytelności, tego numeru w wykazie nie będzie. Sankcje go nie obejmują, o ile przekazano ci tę informację razem z numerem rachunku.

Wykaz sprawdzasz w dniu przelewu, bo wiąże stan na dzień zlecenia przelewu, nawet gdy księgowanie nastąpi później. Zachowaj potwierdzenie z wyszukiwarki razem z dokumentami płatności. Ma unikalny identyfikator wyszukiwania i możesz je wydrukować.

Poniżej progu weryfikacja jest dobrowolna, choć zalecana. Hurtowo sprawdzisz rachunki w pliku płaskim, który Ministerstwo Finansów publikuje raz dziennie w formacie JSON.

Sankcje za płatność na rachunek spoza białej listy i zawiadomienie ZAW-NR

Przy transakcji powyżej progu i fakturze od czynnego podatnika VAT zapłata na rachunek spoza wykazu niesie dwie sankcje. Pierwsza to utrata kosztu podatkowego w części zapłaconej poza wykazem (art. 15d ustawy o CIT i art. 22p ustawy o PIT). Kwota przelana na takie konto nie obniża podstawy opodatkowania, więc od tego samego przychodu płacisz wyższy podatek. Ta sankcja dotyczy faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 r., także gdy płacisz je w 2027 r. Przy fakturach wystawionych od 1 stycznia 2027 r. zapłata na rachunek spoza wykazu nie odbiera już kosztu podatkowego.

Druga sankcja to odpowiedzialność solidarna z dostawcą za jego VAT (art. 117ba Ordynacji podatkowej). Gdy dostawca nie zapłaci podatku, urząd skarbowy może żądać od ciebie części VAT przypadającej na tę transakcję.

Jeśli przelew poszedł na rachunek faktora spoza wykazu, składasz zawiadomienie ZAW-NR do swojego urzędu skarbowego. Masz na to 7 dni od zlecenia przelewu. Zawiadomienie składasz raz, przy pierwszym przelewie na ten rachunek. Kolejnych przelewów na to samo konto już nie zgłaszasz.

Zawiadomienie złożone w terminie wyłącza obie sankcje. Tak samo działa zapłata w mechanizmie podzielonej płatności i zapłata na rachunek banku albo SKOK opisany wyżej. Ordynacja podatkowa i ustawy o podatkach dochodowych numerują te wyłączenia inaczej. Wyłączenia z ustaw o CIT i PIT dotyczą tylko faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 r. Wyłączenia z ustaw o CIT i PIT dotyczą tylko faktur wystawionych przed 1 stycznia 2027 r.

Sankcje nie grożą przy transakcjach do 15 000 zł brutto, przy zakupach od osób prywatnych i przy fakturach od podatników zwolnionych z VAT. Przy WNT, imporcie i dostawie rozliczanej przez nabywcę nie działa żadna z dwóch sankcji (art. 117ba § 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, a przy fakturach sprzed 2027 r. także art. 15d ust. 4 pkt 4 CIT i art. 22p ust. 4 pkt 4 PIT).

Gdy dostaniesz zawiadomienie o cesji, sprawdź wskazany w nim rachunek w wykazie przed pierwszym przelewem. Jeśli go tam nie ma i nie jest to rachunek banku albo SKOK, poproś faktora o rachunek z wykazu.