Jak wykazać faktoring w bilansie i kiedy należność znika z ksiąg?

Faktoring w bilansie - kiedy należność wychodzi z ksiąg

Kryterium wyksięgowania daje § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 listopada 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1750). Według niego należność wyłączasz z ksiąg w dniu utraty kontroli nad nią, czyli gdy prawa do korzyści ekonomicznych z kontraktu zostały zrealizowane, wygasły albo jednostka się ich zrzekła.

Jednostka mikro, o której mowa w art. 28a ustawy o rachunkowości, tego rozporządzenia nie stosuje, a inna jednostka mikro i jednostka mała mogą go nie stosować (art. 28b). Wtedy o ujęciu decyduje treść ekonomiczna umowy (art. 4 ust. 2) według zasad z twojej polityki rachunkowości. Projekt Krajowego Standardu Rachunkowości (KSR) o faktoringu proponuje takim firmom wybór między modelem ogólnym a skróconym. To wersja do dyskusji z 6 sierpnia 2025 r., bez mocy standardu. Na podatkowej księdze przychodów i rozchodów bilansu nie ma.

Potem czytasz umowę. Skoro nie przewiduje obowiązku odkupu i nie zostawia ci ryzyka, należność schodzi z bilansu, a jej miejsce zajmują pieniądze od faktora. Skoro przewiduje obowiązek zwrotu, należność co do zasady zostaje w aktywach, bo obowiązek odkupu na warunkach zwrotu jak z pożyczki nie jest utratą kontroli (§ 10 ust. 2 pkt 2). Kwota od faktora jest wtedy zobowiązaniem finansowym (art. 3 ust. 1 pkt 27 ustawy o rachunkowości).

Przykład z załącznika do projektu KSR przeprowadza należność 100 000 zł przez obie drogi. W faktoringu pełnym z dyskontem 5% należność znika, a jej miejsce zajmuje 95 000 zł od faktora, więc 5 000 zł to koszt finansowy. W niepełnym faktor wypłaca 96 000 zł, dyskonto 4 000 zł trafia do rozliczeń międzyokresowych kosztów, a należność zostaje. W pasywach pojawia się zobowiązanie wobec faktora, a aktywa z tej faktury rosną do 200 000 zł.

Należność 100 000 zł w faktoringu pełnym i niepełnym - przykład z projektu KSR

Założenia:

• kwota wyjściowa: 100 000 zł - wartość nominalna należności z Przykładów 1 i 2 projektu KSR
• 5 000 zł: policzone jako 5% od podstawy - wartość nominalna należności
• 95 000 zł: kwota od faktora w faktoringu pełnym
• 4 000 zł: policzone jako 4% od podstawy - wartość nominalna należności
• 96 000 zł: wypłata faktora w faktoringu niepełnym
• 200 000 zł: aktywa po faktoringu niepełnym (należność, wypłata, dyskonto w rozliczeniach międzyokresowych)

100 000 zł x 5% = 5 000 zł

100 000 - 5 000 = 95 000 zł

100 000 zł x 4% = 4 000 zł

100 000 - 4 000 = 96 000 zł

100 000 + 96 000 + 4 000 = 200 000 zł

Przykłady z załącznika nie są integralną częścią projektu KSR, a projekt nie został przyjęty. Przy wycenie zobowiązania w skorygowanej cenie nabycia dyskonto pomniejsza zobowiązanie zamiast stać w rozliczeniach międzyokresowych.

Faktoring pełny - księgowanie i wyksięgowanie należności z bilansu

Przy faktoringu pełnym (bez regresu) należność znika z aktywów w dniu, w którym tracisz nad nią kontrolę, a zapisy prowadzisz w trzech krokach. Jeżeli mimo braku regresu zatrzymujesz część ryzyka, na przykład płacisz faktorowi odsetki, gdy odbiorca spóźnia się z zapłatą, według projektu KSR część albo cała należność zostaje w księgach, jak przy faktoringu mieszanym.

Najpierw wyksięgowujesz należność w dniu przejęcia. W jednym ze stosowanych schematów ewidencji wartość należności ujmuje się zapisem Wn 75-1 Koszty finansowe, Ma 20 Rozrachunki z odbiorcami. Numery kont w tym tekście pochodzą z wzorcowego planu kont wydawnictwa branżowego, a w twojej firmie obowiązuje zakładowy plan kont.

W drugim kroku należną od faktora cenę sprzedaży wierzytelności ujmujesz zapisem Wn 24 Pozostałe rozrachunki, Ma 75-0 Przychody finansowe, a wpływ pieniędzy od faktora osobnym zapisem Wn 13-0, Ma 24.

Trzeci krok przypada na dzień bilansowy. Jeżeli faktor nie zapłacił jeszcze całości, kwotę należną od faktora wykazujesz w aktywach jako inne należności krótkoterminowe. Pozycję z załącznika nr 1 do ustawy wybierasz według relacji z faktorem:

• B.II.1 lit. b), gdy faktor jest jednostką powiązaną,
• B.II.2 lit. b), gdy masz zaangażowanie w jego kapitale,
• B.II.3 lit. c), wobec pozostałych jednostek.

Jednostka mała na wzorze z załącznika nr 5 wyodrębnia wśród należności krótkoterminowych tylko te z tytułu dostaw i usług, więc tych liter nie ma.

Faktoring niepełny - należności i zobowiązanie wobec faktora w bilansie

Skoro umowa faktoringu niepełnego przewiduje obowiązek odkupu wierzytelności, czyli prawa do zapłaty z faktury, należność co do zasady zostaje w aktywach, a kwota od faktora staje się zobowiązaniem. Projekt KSR nazywa pieniądze od faktora de facto pożyczką pod zastaw należności, a zapisy prowadzisz w czterech krokach.

Pierwszy krok to ujęcie zaliczki faktoringowej zapisem Wn 13-0 (rachunek bankowy), Ma 24 Pozostałe rozrachunki albo 13-4.

Spłata przez odbiorcę to drugi krok. Gdy faktor poinformuje o wpłacie, księgujesz Wn 24, Ma 20 Rozrachunki z odbiorcami. Ten zapis zamyka należność od odbiorcy i zobowiązanie wobec faktora. Jeżeli zaliczka była niższa niż faktura, reszta staje się twoją należnością od faktora do czasu jej wypłaty.

Przy braku zapłaty, w trzecim kroku, faktor żąda od ciebie zwrotu, co księgujesz zapisem Wn 24, Ma 13-0. Pieniądze wracają do faktora, a zobowiązanie się zeruje. Należność od odbiorcy zostaje wtedy w aktywach. Jeśli jej zapłata jest wątpliwa, oceniasz, czy objąć ją odpisem aktualizującym na zasadach ogólnych ustawy, do których odsyła projekt KSR.

W czwartym kroku, jeżeli na dzień bilansowy faktor nie przekazał informacji o spłacie, w aktywach wykazujesz należności z dostaw i usług jako krótkoterminowe, w pozycji B.II.1 lit. a), B.II.2 lit. a) albo B.II.3 lit. a), zależnie od powiązań z odbiorcą. Kwotę od faktora wykazujesz w pasywach jako zobowiązanie finansowe. Wobec faktora z grupy pozostałych jednostek jest to B.III.3 lit. c), a przy wymagalności powyżej 12 miesięcy B.II.3 lit. c). Gdy faktor jest jednostką powiązaną albo masz zaangażowanie w jego kapitale, krótkoterminowo jest to litera b) w grupie B.III.1 albo B.III.2, a długoterminowo pozycja B.II.1 albo B.II.2. Wzór jednostki małej z załącznika nr 5 tych liter nie ma. W zobowiązaniach krótkoterminowych wyodrębnia tylko kredyty i pożyczki, dostawy i usługi oraz fundusze specjalne.

Faktoring mieszany i odwrotny - co zostaje w aktywach i pasywach

Przy faktoringu mieszanym o tym, jaka część należności wychodzi z ksiąg, decyduje ryzyko, które faktycznie zostaje po twojej stronie, a nie sam podział zapisany w umowie. Projekt KSR z 6 sierpnia 2025 r. wskazuje, że w modelu ogólnym przekazanie zasadniczego ryzyka i korzyści może nastąpić, gdy zachowujesz nie więcej niż 10% ryzyka i korzyści, na które byłeś narażony przed umową. Tego progu nie ma w żadnym przepisie. W modelu skróconym każde zatrzymane ryzyko zostawia należność w księgach. W przykładzie z projektu pokrycie faktorowi pierwszych strat do 10% wartości należności, przy historycznej szkodowości 3-5%, oznacza, że zatrzymujesz praktycznie całe ryzyko i cała należność zostaje w księgach. W kolejnym przykładzie projektu te same 10% jako proporcjonalny udział w każdej stracie zostawiają ci ryzyko marginalne, więc należność schodzi z bilansu.

Różnica odpowiadająca wyksięgowanej części obciąża koszty finansowe, a kwotę, którą spodziewasz się zwrócić faktorowi, wykazujesz jako zobowiązanie. Jednego schematu dekretacji faktoringu mieszanego projekt nie podaje, bo zapisy zależą od sposobu podziału ryzyka.

Faktoring odwrotny (zakupowy) zmienia wierzyciela twojego zobowiązania z dostawcy na faktora. Faktor spłaca dostawcę i wstępuje w jego prawa (art. 518 KC), a twoja zgoda jako dłużnika wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W księgach przenosisz zobowiązanie z rozrachunków z dostawcami na rozrachunki z faktorem. W bilansie pytanie brzmi, czy zobowiązanie pozostało handlowe, czy stało się finansowaniem. Projekt KSR proponuje ocenić m.in. trzy przesłanki: czy faktor żąda zabezpieczenia, którego nie żądał dostawca, czy termin zapłaty istotnie się wydłużył i kto ponosi koszt. Ocena należy do kierownika jednostki, a od niej, od relacji z faktorem i od terminu zależy pozycja w pasywach.

Faktoring w rachunku zysków i strat - koszty i przychody finansowe

Faktoring pełny w rachunku zysków i strat pokazuje się per saldo, czyli jako różnicę między ceną sprzedaży wierzytelności a jej wartością w księgach. Projekt KSR nazywa tę różnicę dyskontem. Opłaty, które faktor fakturuje osobno, do dyskonta nie wchodzą, bo księgujesz je z jego faktury.

W jednym ze stosowanych schematów ewidencji cenę sprzedaży ujmuje się w przychodach finansowych, a wyksięgowaną należność w kosztach finansowych. Projekt KSR nie przewiduje przychodu i w koszty wpisuje wyłącznie różnicę. W rachunku zysków i strat obie drogi kończą się tak samo, bo w kosztach finansowych wykazujesz tylko stratę na operacji, nie przychód i koszt osobno.

Według projektu KSR stratę wykazujesz jako inne koszty finansowe, czyli w załączniku nr 1 do ustawy w pozycji H.IV przy wariancie porównawczym albo K.IV przy kalkulacyjnym. Jednostka mikro używa pozycji D "Pozostałe koszty i straty" z załącznika nr 4. Wzór jednostki małej z załącznika nr 5 nie ma w kosztach finansowych pozycji "Inne", więc wybór pozycji dla tej straty należy do twojej polityki rachunkowości.

Opłaty faktora to koszty finansowe, nie operacyjne. Fakturę faktora księgujesz zapisem Wn 30, Ma 24, w analityce rozrachunki z faktorem, a opłatę przenosisz zapisem Wn 75-1, Ma 30. Przy pełnym prawie do odliczenia kosztem jest kwota netto, a bez tego prawa nieodliczony VAT powiększa koszt.

Odsetki wykazujesz w pozycji H.I w wariancie porównawczym albo K.I w kalkulacyjnym, a jednostka mała w pozycji G.I albo I.I z załącznika nr 5. Zgodnie z art. 6 ust. 1 obciążają one wynik memoriałowo, niezależnie od terminu zapłaty.

Zanim zamkniesz rok, sprawdź w umowie klauzulę o odkupie i o odsetkach, które płacisz, gdy odbiorca się spóźnia. Od nich zależy, czy należność zostaje w księgach i ile kosztów finansowych wykażesz.